Sie haben ein Anschreiben eines Kunden (hier: Auftraggeber) erhalten, der mit Ihrem Unternehmen als Auftragnehmer eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 EU-DSGVO abschließen möchte? Sie haben nicht so wirklich einen Plan, was nun zu tun ist? Dann sind Sie hier richtig. Wir verhelfen Ihnen schnell und unkompliziert - und im besten Fall noch staatlich gefördert - zur notwendigen Artikel-28-Zertifizierung. Damit weisen Sie Ihrem Kunden nach, dass Sie sich als Auftragsverarbeiter ordentlich in den Bereichen Datenschutz & Vertraulichkeit benehmen werden.
Mit einer proaktiven Artikel-28-Zertifizierung sparen Sie als Auftragnehmer bei der Auftragsverarbeitung sich und Ihrem Auftraggeber sehr viel Prüfaufwand und damit Zeit und Geld.
Was bedeutet Auftragsverarbeitung im Rahmen des Datenschutzes?
Datenverarbeitung im Auftrag liegt immer dann vor, wenn personenbezogene Daten Im Auftrag von einem Dienstleistungsunternehmen erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.
Ihr Auftraggeber, also Ihr Kunde, muss Sie in regelmäßigen Abständen prüfen ob Sie ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz eingerichtet haben und diese auch eingehalten werden. Wie diese Überprüfung durchzuführen ist, hat der Gesetzgeber nicht näher bestimmt, die Überprüfung ist aber zu dokumentieren und in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Dasselbe gilt im Umkehrschluss für Sie, wenn Sie in der Position als Auftraggeber fungieren.
Die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verbleibt beim Auftraggeber! Der Mindestumfang des Vertragsinhalts wird im Gesetz konkret und umfassend vorgegeben.
Wird die Überprüfung des Auftragnehmers unterlassen oder der Vertrag nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise abgeschlossen, erfüllt dies den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld bis zu 10 Mio. € belegt. Daher das Interesse Ihres Auftraggebers, diesen Vertrag nun korrekt mit Ihnen zu schließen.
Die Vorprüfung: Sind Sie überhaupt ein Auftragsverarbeiter?
Zuallererst prüfen wir, ob Sie im fraglichen Fall überhaupt ein Auftragsdatenverarbeiter sind. Typische Beispiele für Auftragsdatenverarbeitung sind:
- Ihr Callcenter soll die Kunden des Auftraggebers anrufen;
- Ihr Lettershop soll Briefe an die Kunden des Auftraggebers adressieren;
- Ihr IT-Systemhaus wartet die IT-Systeme des Auftraggebers per Fernwartung;
- Sie stellen das Rechenzentrum für Ihren Auftraggeber;
- Sie entsorgen Papier und/oder Datenträger für Ihren Auftraggeber.
- Keine Auftragsdatenverarbeitung liegt z.B. vor bei reinem Postversand oder Bankgeschäften. Strittig ist aktuell die Rolle des Steuerberaters.
Das tun wir für Sie
Wir haben Sie als Auftragsverarbeiter klassifiziert. Nun klären wir mit Ihnen im Rahmen unserer Schwachstellenanalyse die notwendigen Unterlagen und Auditfragen. Sollten Unterlagen fehlen, können wir Ihnen in den meisten Fällen mit Mustern aushelfen, die Sie dann nur noch an Ihr Unternehmen anpassen müssen. Dann bekommen Sie von uns Zeit, sich auf ein erfolgreiches Audit vorzubereiten. Wir vereinbaren den Audittermin mit Ihnen und führen das Audit durch. Wir erstellen einen schriftlichen Beratungbericht und - falls die Anforderungen erfüllt wurden - Ihr §11-Zertifikat. Die Rezertifizierung kann durch uns regelmäßig durchgeführt werden.
Das alles erhalten Sie von uns im Rahmen des Auftrags
Sie erhalten von uns:
- die Zertifizierungs-Urkunde gemäß Artikel 28 EU-DSGVO Auftragsverarbeitung;
- einen schriftlichen Beratungsbericht;
- die notwendigen Checklisten und Fragebögen;
- fehlende Dokumente / Formulare zur Anpassung an Ihr Unternehmen;
- jede Menge Tipps zur Optimierung Ihrer datenschutzrechtlichen Abläufe.
- Der erste Tipp vorweg: Nutzen Sie Ihre Artikel-28-Zertifizierung werblich. Sie bringt Ihnen Vorteile bei der erfolgreichen Akquise neuer Kunden.
Ihr Nutzen
Folgenden Nutzen bringt Ihnen die Artikel-28-Zertifizierung:
- Sie können die angeforderte Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zeitnah und guten Gewissens unterzeichnen;
- für künftige Anfragen anderer Auftraggeber sind Sie gut vorbereitet;
- in der Regel ersparen Sie sich weitere Prüfungen durch den Auftraggeber - Nutzen Sie die Datenschutz-Zertifizierung, um die Anzahl von Kundenaudits auf ein sinnvolles Maß zu reduzieren;
- da Ihr Auftraggeber die Kontrolle sonst durchführen müsste, sparen Sie diesem Zeit und Kosten bei der Vergabe von Aufträgen an Sie;
- Sie erhalten ein günstiges Werbemittel, mit dem Sie sich von den meisten Mitbewerbern abgrenzen können.
Geringe Kosten durch staatliche Förderung
Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B zum Festpreis von 3.900 EUR netto an. Darin enthalten sind die oben erwähnten Leistungen. Hinzu kommen lediglich die Nebenkosten für 2 vor-Ort-Termin.
Abzüglich 1.500 EUR ESF-Fördermittel (Bedingungen siehe hier) bleibt ein Eigenanteil von nur 2.400 EUR.
Die Artikel-28-Zertifizierung bieten wir erfolgreich bundesweit an. Unsere Methodik und modernste Technik ermöglicht es uns in den meisten Fällen, das Audit schnell und unkompliziert auch ohne vor-Ort-Termin durchzuführen. Ihr Auftraggeber sollte nicht unnötig warten müssen, oder?
Worauf warten Sie noch?
